När du fastställt målen och målgruppen är det bra att stanna upp för att fundera var du kan nå din målgrupp och vad som skulle få dem att delta i diskussionen.
Det lönar sig att lägga ner tid på att bjuda in deltagarna – en mångsidig deltagargrupp har en betydande inverkan på hur djup dialogen blir och hur väl olika perspektiv lyfts fram. När man bjuder in deltagare lönar det sig att särskilt satsa på att bjuda in personer som vanligen lämnas utanför denna typ av diskussion. Genom att följa tipsen nedan lyckas du med detta, men det kräver mer tid och resurser än vad du troligen tidigare lagt ner på att bjuda in deltagare. Det är inte lika ansträngande att få med dem som redan är aktiva.
Hur?
Det finns flera olika sätt att bjuda in deltagare, men följande skeden fungerar för alla sätt:
- Definiera diskussionens behov och mål. Inbjudningsprocessen startar redan här.
- Identifiera diskussionens målgrupp på basis av behovet och målet. På basis av diskussionens mål lönar det sig att fundera exakt vem man vill ha med i diskussionen. Vem påverkas av ämnet, för vem är det viktigt? Fundera också på vem som vanligtvis inte deltar i diskussioner om det här ämnet.
- Hitta de bästa kontaktpersonerna för att nå målgruppen. Identifiera några viktiga intressentgrupper eller organisationer genom vilka du kan nå din målgrupp. Vem träffar dem redan nu?
- Bjud in kontaktpersonerna till diskussionen och få dem att förbinda sig till inbjudningsprocessen. Fundera tillsammans med varje intressentgrupp på vilket som är det bästa sättet att få målgruppen att delta, och engagera dem att bjuda in andra. Om diskussionens ämne är viktigt för målgruppen är det lätt att tacka ja.
- Använd rätt kanaler och målgruppens språk. Det är viktigt att inrikta inbjudningarna tillsammans med intressentgrupperna. Vilka är just de inbjudningskanaler och -sätt som får målgruppen att dyka upp? Kom ihåg att också anpassa inbjudans text enligt målgruppen.
Tips för att stärka delaktigheten:
Sköt om resurserna.
Att bjuda in en mångsidig grupp kräver en del arbete och tid, men det ger lön för mödan. Gå igenom vilka resurser som står till ditt förfogande och hur många deltagare med olika utgångspunkter du hoppas delta.
Garantera mångsidigheten.
Du kan inte lära av andra om alla deltagare är dina kollegor eller bekanta.
Bjud personligen.
Den mest effektiva inbjudan är personlig. Intressentgrupperna kan bjuda in deltagare personligen till exempel inom sitt arbete i situationer där de kommer i kontakt med målgruppen. Kom också ihåg att det är effektivt att själv gå ut bland målgruppen. Det är väldigt belönande att kliva upp ur din skyttegrop och gå ut till ingenmansland och bjuda människor till ett gemensamt evenemang.
Använd förnamn.
Låt människor definiera sig som de vill. Var själv ett exempel.
Visa din uppskattning.
I en dialog är allas deltagande och erfarenhet värdefulla. Berätta det här redan i inbjudningsskedet – att få deltagarna i rätt stämning börjar redan från inbjudan.
Tänk på följande när du skriver inbjudan:
- Vad får dina deltagare att komma till diskussionen? Lev dig in i deras värld.
- Vad är diskussionens syfte?
- Vad händer under diskussionen och hur ser dagens program ut?
- Var och när ordnas diskussionen? Vem ordnar diskussionen? Vilka praktiska detaljer lönar det sig att beakta?
